تنخواه (Petty Cash) مبلغی پول نقد یا اعتبار بانکی است که برای پرداخت سریع هزینه‌های خرد و روزمره شرکت (مثل هزینه‌های پستی، پذیرایی یا خرید لوازم اداری) در اختیار یک شخص معتمد به نام تنخواه‌گردان قرار می‌گیرد.
هدف اصلی از تعریف تنخواه در حسابداری، جلوگیری از درگیر شدن پی‌درپی واحد مالی با پرداخت‌های جزئی، کاهش بوروکراسی اداری و افزایش سرعت کارهاست.
فهرست محتوا
ویژگی‌های اصلی حساب تنخواه:
- ماهیت حساب: دارایی جاری (بدهکار)
- انواع رایج: تنخواه ثابت و تنخواه متغیر
- شرط شارژ مجدد: ارائه فاکتور رسمی و رسید هزینه‌ها به واحد حسابداری
- محدودیت: دارای سقف مشخص بر اساس آیین‌نامه داخلی شرکت
اگر به حرفه حسابداری علاقه‌مند هستید، می‌توانید در دوره آموزش حسابداری (از مقدماتی تا پیشرفته) که به‌صورت کاملاً عملی و پروژه‌محور در آموزشگاه فن‌آموزان برگزار می‌شود شرکت کرده و مدرک معتبر فنی‌وحرفه‌ای دریافت کنید. جهت مشاهده جزئیات روی تصویر زیر کلیک کنید یا با شماره ۰۲۱۹۱۳۲۱۰۰۱ تماس بگیرید.
سازوکار تنخواه چگونه است؟
برای مثال، فرض کنید یکی از کارکنان باید بسته‌های پستی شرکت را روزانه ارسال کند. اگر قرار باشد برای هر هزینه پستِ چند هزار تومانی یک درخواست وجه به مدیر مالی بفرستد، سیستم حسابداری درگیر کارهای بی‌ارزش می‌شود. به جای این کار، مبلغی مشخص (بر اساس برآورد منطقی هزینه‌ها) به عنوان تنخواه در اختیار او قرار می‌گیرد.
فرد هزینه‌ها را پرداخت کرده و فاکتورها را جمع‌آوری می‌کند. در پایان ماه یا پس از اتمام مبلغ، اسناد به واحد حسابداری تحویل داده شده و پس از تأیید مدیر مالی، حساب تنخواه مجدداً شارژ می‌شود.
فیلم توضیح تنخواه و تنخواه گردانی در حسابداری
تنخواه گردان کیست؟
تنخواه‌گردان شخصی امین و مورد اعتماد در شرکت است که مسئولیت نگهداری، مدیریت و پرداخت هزینه‌ها از محل حساب تنخواه را بر عهده دارد. از آنجا که این فرد مستقیماً با وجه نقد یا کارت بانکی شرکت سروکار دارد، نقش بسیار حساسی داشته و معمولاً توسط هیئت مدیره یا مدیر مالی انتخاب می‌شود. همچنین برای جلوگیری از سوءاستفاده‌های احتمالی، معمولاً تضامین لازم (مثل چک یا سفته) از او دریافت می‌شود.
مهم‌ترین وظایف یک تنخواه‌گردان عبارتند از:
- دریافت مبلغ تنخواه بر اساس سقف تعیین‌شده در آیین‌نامه داخلی
- پرداخت هزینه‌های خرد و ضروری با رعایت صرفه و صلاح سازمان
- دریافت و نگهداری فاکتورهای معتبر (ترجیحاً فاکتور رسمی) و رسید پرداخت‌ها
- تهیه صورت خلاصه تنخواه و ارائه گزارش دقیق به واحد حسابداری
- تسویه‌حساب یا درخواست شارژ مجدد پس از تأیید اسناد توسط مدیر مالی
تنخواه گردانی یعنی چه؟
تنخواه‌گردانی (Petty Cash Management) به کل فرآیند تخصیص وجه، پرداخت هزینه‌ها، جمع‌آوری اسناد، گزارش‌دهی و در نهایت شارژ مجدد تنخواه گفته می‌شود. این روش مدیریت مالی به شرکت‌ها کمک می‌کند تا خریدهای جزئی و فوری خود را بدون درگیر شدن در نامه‌نگاری‌ها و پیچیدگی‌های اداری انجام دهند و سرعت پیشبرد کارها را به حداکثر برسانند.
کاربرد حساب تنخواه گردان چیست؟
استفاده از حساب تنخواه‌گردان سه مزیت و کاربرد اساسی برای دپارتمان مالی به همراه دارد:
۱. سرعت‌بخشیدن به پرداخت‌ها: خریدهای فوری بدون نیاز به طی کردن پروسه طولانی صدور چک یا حواله بانکی انجام می‌شوند.
۲. کاهش حجم اسناد حسابداری: به جای ثبت ده‌ها سند حسابداری مجزا برای هر خرید کوچک، کل هزینه‌های تنخواه در قالب یک سند تجمیعی در پایان دوره ثبت می‌شود.
۳. مدیریت بهتر نقدینگی: با تعیین سقف برای تنخواه، شرکت کنترل دقیقی روی خروج وجوه نقد برای هزینه‌های جاری خواهد داشت.
ماهیت حساب تنخواه گردان
حساب تنخواه‌گردان زیرمجموعه حساب «دارایی‌های جاری» است و ماهیت آن «بدهکار» میباشد.
این یعنی در زمان تخصیص وجه، حساب تنخواه‌گردان بدهکار و حساب موجودی نقد یا بانک بستانکار می‌شود. در پایان دوره مالی، مانده این حساب باید صفر شده یا به دوره بعد منتقل شود.
نمونه ثبت سند شارژ تنخواه:
- بدهکار: حساب تنخواه‌گردان
- بستانکار: موجودی بانک / صندوق
نکات مهم قانونی و مالیاتی در تنخواه‌گردانی
برای جلوگیری از جرایم مالیاتی و رد شدن هزینه‌ها توسط ممیزین، رعایت نکات زیر در سیستم تنخواه‌گردانی الزامی است:
- تدوین آیین‌نامه تنخواه: سقف مبلغ، نوع هزینه‌های مجاز و زمان تسویه باید کتباً در آیین‌نامه داخلی مشخص شود.
- اخذ تضمین معتبر: دریافت چک یا سفته حسن انجام کار از تنخواه‌گردان (معادل یا بیشتر از سقف تنخواه) یک استاندارد مهم است و نباید سرسری گرفته شود.
- تأکید بر فاکتور رسمی: طبق قوانین سازمان امور مالیاتی، هزینه‌های تنخواه برای پذیرش مالیاتی نیازمند فاکتور استاندارد و معتبر هستند.
- بایگانی منظم اسناد: تمام رسیدها باید به ترتیب تاریخ پیوست شده و حتماً به امضای تنخواه‌گردان و مدیر مالی برسند.
مدیریت صحیح تنخواه، یکی از مهارت‌های پایه‌ای است که هر حسابدار باید به آن مسلط باشد. مطلبی که خواندید توسط تیم تحریریه آموزشگاه فن‌آموزان تهیه شده است. اگر می‌خواهید با تمام فوت‌وفن‌های صدور سند و قوانین مالیاتی به‌صورت عملی آشنا شوید، دوره‌های تخصصی آموزش حسابداری مالیاتی و آموزش حسابداری از مبتدی تا پیشرفته در فن‌آموزان، بهترین نقطه شروع برای شماست. برای ثبت‌نام با ما در تماس باشید.
